Během mého prvního vpádu do vedení Marcomm se zdálo, že každý projekt je v ohni. Pokud byl projekt splatný ve 15:00, byl první návrh připraven ve 14 hodin, což dal málo času na úpravy. Všiml jsem si, že se to stalo téměř s každým projektem. Když jsem provedl nějaký výzkum výrobního kalendáře, uvědomil jsem si, že existuje více projektů než času. To znamenalo, že pokud se jeden projekt dostal, došlo k zvlnění, které nadále ovlivnilo stále více a více projektů, na kterých tým pracoval.
Počáteční strategie pro řešení tohoto zahrnovala projekty vykládání, které nebyly nejlepším využitím času Marcomm. Druhá strategie se zaměřila na rostoucí kapacitu prostřednictvím studentských pracovníků a schválených partnerů na volné noze. Navzdory implementaci obou se tým stále snažil plnit všechny úkoly a najít mnoho zpoždění v procesu tam a zpět s partnerem kampusu. Když jsem začal zkoumat, co by pomohlo týmu, myšlenka mezifunkčních týmů se objevila jako životaschopná strategie, která poskytuje lepší sladění s klíčovými složkami, zvyšuje efektivitu a vytváří lepší produkty.
Mezifunkční týmy jsou skupiny lidí z různých oblastí v organizaci, kteří spolupracují na dosažení společného cíle. Tyto týmy jsem použil s klíčovými univerzitními partnery, včetně zápisu, pokroku a atletiky. Každý křížový funkční tým má několik členů z týmu Marcomm (obvykle zástupce z komunikace, marketingu, kreativního a webu) a dva nebo tři členy z druhé jednotky. Společně se tyto skupiny setkávají pravidelně a pracují jako strategičtí partneři, aby splnili institucionální cíle.
Mezifunkční týmy jsou časově náročné, ale mohou mít významný dopad na výsledky, kulturu a organizační úspěch, když se dobře dělají. Níže je několik výhod využití mezifunkčních týmů při práci se strategickými partnery kampusu.
Přechod z poskytovatele služeb k strategickému partnerovi
Jednou z výhod mezifunkčních týmů je umístění týmů Marcomm jako strategický partner, nejen jako příjemce objednávek. Tento posun umožňuje Marcommu smysluplněji podporovat institucionální cíle. Místo provádění strategie někoho jiného mohou tyto týmy využít své individuální odborné znalosti a zároveň spolupracovat na integrovaných strategiích, které partnera podporují a nakonec organizaci. Například člen webového týmu se může začít blížit k projektu přemýšlení o celé digitální strategii, místo toho, aby byl web hezký. Posun této role pomáhá zlepšovat vztahy mezi týmy, ale nakonec řídí výsledky.
Provozní účinnost vytváří vítězství rychleji
Známé týmy fungují rychleji. K navigaci v procedurálních a relačních rozhodnutích je zapotřebí méně času, jako například WHO musí něco přezkoumat nebo to, co proces zpětné vazby vyžaduje. V mezifunkčních týmech se členové stanou s těmito aspekty pohodlnými, což jim umožňuje začít pracovat rychleji. Rychlost pochází nejen ze známosti, ale také z úmyslnosti. Sdílené institucionální znalosti o cílech a interních procesech k dokončení úkolů vede k promyšlenějším reakcím, pokud jsou zapotřebí úpravy kvůli změnám, jako jsou změny zápisu, změny trhu nebo úpravy rozpočtu.
Konzistence vytváří kapitál značky
Spojené týmy také vytvářejí konzistentní práci. Pravidelná spolupráce vede k konzistenci hlasového, tónu a vzhledu na projekty. Například, když mezifunkční týmy spolupracují na cílech pro kus, je pravděpodobné, že při taktickém provedení díla nebo přinejmenším sdílení porozumění přístupu bude synergie. Pokud neexistuje žádné sladění, týmy se mohou dohodnout na cíli, ale je méně pravděpodobné, že se dohodnou na strategiích a taktice, což má za následek nesouvislé zasílání zpráv a méně účinné výsledky.
Soudržné zprávy také vytvářejí důvěru a uznání s externím publikem, což je rozhodující pro podporu cílů univerzity. Nakonec konzistence napříč týmy posiluje hlas univerzity na trhu a zesiluje dopad každé komunikace.
Interní vyrovnání podporuje cíle
Jednou z největších výhod mezifunkčních týmů je to, jak posilují vnitřní sladění v Marcommu. Tým Marcomm je úzce spolupracující s kolegy napříč disciplínami lépe vybaven k sladění své práce s cíli a prioritami partnerů kampusu. Například vyprávění našeho příběhu nabývá zvýšeného významu, když je vidět skrze čočku rostoucího zápisu nebo zvyšování soukromé institucionální podpory. Kromě toho tato mezifunkční spolupráce podporuje větší odpovědnost a důvěru v samotnou jednotku Marcomm. Z mé zkušenosti se tým často vnitřně vyrovnává o přístupu a představuje strategickou (a sjednocenou) frontu, když přibližuje koncepty nebo navrhování posunů strategie.
Týmy zmocněné vytvářejí zvýšené výsledky
Mezifunkční týmy usnadňují učení od všech členů. Slyšení nových perspektiv z jiných divizí vytváří nová porozumění, a to jak v rámci Marcommu, tak mimo něj. Například členové webového týmu se dozví o osvědčených postupech grafického designu a zápisu. K tomu dochází, protože mezifunkční týmy jsou založeny na spolupráci, takže všichni členové týmu jsou oprávněni přispívat k nápady místo toho, aby poskytovali zpětnou vazbu k jejich tradičním rolím. Obecněji řečeno, celý tým Marcomm těží z mezifunkčních týmů, pokud existuje způsob, jak sdílet tyto učení s celou skupinou namísto pouze těch na konkrétním setkání.
Práce na úspěch
Když jsem poprvé vstoupil do vedení Marcomm, tým probíhal plnou rychlostí, aby udržel krok, závodil od jednoho požáru do druhého s malým časem, abych se zastavil, odrážel nebo sladil. To, co se zpočátku zdálo jako problém s řízením času, se ukázalo jako hlubší otázka struktury, komunikace a partnerství. Prostřednictvím úmyslného vytváření mezifunkčních týmů jsme se začali přesouvat z reaktivních exekutorů na proaktivní strategické partnery.
Mezifunkční týmy vyžadují časové investice k vytvoření sdílených misí, rámců spolupráce a porozumění dané práci. Tyto týmy však vytvářejí sdílené vlastnictví a silnou důvěru, ústřední pro probíhající spolupráci, partnerství a organizační inovace. A co je nejdůležitější, výsledky jsou obvykle agilnější, vyrovnanější a vysoce výkonnou organizací-pečující pro splnění bezprostředních cílů i dlouhodobých strategických priorit instituce.
