Zúčastnili jste se výzkumného semináře, který se podařilo prohloubit porozumění členům fakulty, a zároveň povzbudit stážisty nových v oboru, aby se zapojili do řečníka? Když jste hostili svůj poslední panel kariéry, byli jste schopni úmyslně mírné rozhovory s profesionály z různých oborů a také umožňují serendipitous tangens inspirované otázkami publika?
Vysokoškolské vzdělání je plné shromáždění určených k tomu, aby zapojila různá publikum a prohloubila porozumění rozmanitých témat. Hostování a usnadnění těchto shromáždění (ať už jsou to rozsáhlé konference, Interaktivní workshop diskuse nebo Týdenní týmové setkání S personálem Office) není snadný výkon a jen zřídka přichází s průvodcem.
Priya Parker’s Umění shromáždění (Riverhead, 2018) je tento průvodce. Čtení to ovlivnilo, jak přemýšlím o organizaci a usnadňování seminářů, akcí a skupinových setkání pro postgraduální studenty a postdoktory.
Reflexe předem na definování účelu události, pozvání s úmyslem, pochopení vaší role hostitele a koncování dobře může zvýšit profesionální shromáždění a udělat i jednoduchý seminář smysluplnější.
Stanovit účel
Kamenec přichází na návštěvu vašeho oddělení: První nápad, který máte, je: „Měli by dát oddělení oddělení!“ Udělal jsem to také, ale není to výchozí bod. Při výběru typu události, která má mít, nespojujete její klasifikaci se svým záměrem.
Použití účelového filtru na plánování událostí pomůže diktovat formát k co nejlépe sloužit vašemu konkrétnímu cíli. Pokud příležitost vyžaduje splnění mnoha cílů, zvažte vytvoření více cest pro řešení těchto různých účelů a publika. Pokud je váš záměr příliš široký, nikdo se nebude cítit, jako by byla událost pro ně.
Možná, že návštěva kamence je pro postgraduální studenty velkou šancí dozvědět se o alternativních profesních cestách. S ohledem na tento účel by mohla být diskuse u kulatého stolu účinnějším formátem. Možná je kamenec hvězdou v poli a fakulta se bude chtít dozvědět o jejich výzkumu. V tomto případě by byl nejlepší seminář. Možná, že se kamenec z obchodního světa zvedl a oddělení hledá nového dárce. Tento cíl může sloužit laboratorní nebo stavební prohlídce a schůzky jeden na jednoho.
Objasnit pozvání
Žádná událost nemůže potěšit každého, a to by nemělo být cílem. Neměli bychom být v našich pozvánicích diskriminační, ale místo toho myslet na ochranu těch, kteří se účastní. Ve výše uvedeném příkladu, pokud účelem kamence, který navštěvuje oddělení, je pro programování kariérního rozvoje a vystavení účastníků jedinečným profesním stezkám, měly by pozvání a reklama v souladu s tímto účelem.
Záměrné pozvánky mohou začít ještě dříve při kontaktování hostujících reproduktorů nebo panelistů. Pokud jste se rozhodli, že by sympozium oddělení mělo být zaměřeno na to, aby umožnilo účastníkům sdílet svůj výzkum, může by tento záměr zvýšit pozvání absolventů oddělení, aby hovořili o jejich současném výzkumu. Pečlivě zvážit a oslovit Pro potenciální hosty vyžaduje nejprve pochopení tohoto účelu.
Dalším prvkem pozvání je fyzická logistika: počet účastnících se, kde je, nastavení místa konání. Opět by to mělo být ovlivněno cíli shromáždění. Diskuse o kulatém stole omezená na 20 lidí by mohla přimět stážisty, kteří se dozví o kariérní cestě kamence. Naproti tomu, pokud řečník přednáší průkopnickou výzkumnou řeč, by se velká přednášková hala s vysokou kapacitou lépe vyhovovala.
Jak píše Parker, „shromáždění, která potěší všechny, ale jen zřídka vzrušující. bytost Odcizení – má větší šanci oslnit. “ Kdokoli může vidět seminární plakát visící v hale a rozhodnout se přijít.
Buďte úmyslným hostitelem
Pořádám události venku a uvnitř vyšší ed po mnoho let. Ale teprve nedávno jsem pochopil sílu a vliv, který hostitel může mít. Po celá léta jsem se snažil dohled nad veškerou logistikou a zajistil jsem vzduchotěsná časová osa plánování-ale jakmile událost začala, zaujal jsem hand-off přístup, abych nezasahoval do zážitku hosta. Uvědomil jsem si, že abdikací hostitelské síly ve snaze být bezstarostné je ve skutečnosti kontraproduktivní.
Hostitel nastaví jeviště, od prvního e -mailu do oznámení, když lidé vstoupí do místnosti. Pravidla a omezení jsou nezbytné a oceněny. Mít a velkorysá autorita Umožňuje lidem vědět, co mohou očekávat brzy. Toho lze dosáhnout nalezením správné rovnováhy tepla a pořadí – vytvořením metody, jak s jistotou spustit shromáždění a řídit loď, a nezištně chránit spojení a zkušenosti hosta. Hostitel situaci neovládá, ale je zodpovědný za vytvoření kontejneru pro zážitek, do kterého se má expandovat.
S semináři a panelovými diskusemi je hostitel zásadní pro organizaci toku konverzace. Pokud je na panelu více lidí, je jasné, na koho je vaše otázka oslovena, a nasměrování pořadí usnadňuje reproduktory a vytváří menší napětí. Může se cítit nepříjemně mít tuto sílu, ale není čas se ji vzdát.
Při zmírnění diskuse o otázkách a odpovědích nebo panelu si pozorně poslouchejte reproduktory a vnímajte publikum a tok energie. Shrnutí a syntetizující to, co bylo řečeno, přechod na nová témata a udržení hybnosti je složité, když jsou na vás všechny oči.
Je zranitelné být hostitelem a je to odpovědnost od začátku do konce.
Dokončit silné
Lidé si často pamatují začátek a konec něčeho (film, řeč, událost) nejvíce. Dokončení silného znamená, že událost nezapomenutelná. Jako hostitel jste vytvořili tento kontejner pro ostatní, aby se mohli učit a připojit. Přemýšleli jste o všech logistických detailech a přivedli jste reproduktory a publikum. Nyní je čas mít na paměti, jak končíte tím, že usnadníte pohled dovnitř a otočením ven.
Dívat se dovnitř je o požádání hostů, aby přemýšleli o tom, co se naučili nebo zažili. Pokud jste moderovali panelovou diskusi, položte poslední otázku, která vyžaduje reflexi. Požádejte reproduktory, aby zopakovaly jednu věc, o které doufají, že se všichni od relace vezmou. Technologie usnadnila žádost o interakci od publika. Požádejte všechny, aby se podělili o jednu poučení, nebo jak se teď cítí. To lze zadat v chatovací schránce pro online událost nebo odesláno pomocí programů, jako je Slido. Cílem je vytvořit prostor pro syntézu.
Otočení ven zahrnuje povzbuzení každého, aby tuto zkušenost vzali zpět do světa. Zeptejte se publika: „Jaká je jedna akce, kterou plánujete po tom po tom?“ Nebo požádejte reproduktory, aby navrhli další malý krok, který může někdo podniknout. Pomozte publiku přinést to, co se naučili ostatním mimo akci. Připomeňte všem, jaký byl účel shromáždění, čeho bylo dosaženo a odkud mohou jít odtud.
Po skončení akceExistují způsoby, jak pokračovat v reakci dovnitř a vnější. Následné poděkování Poděkování a formuláře zpětné vazby mohou být metodami, jak povzbudit účastníky, aby se dívali dovnitř a nabídli nápady do budoucnosti. Poskytnutí jakýchkoli zdrojů nebo obsahu z akce může publiku pomoci otočit se ven a využít jejich učení v reálném světě.
Když stavíte včas, abyste definovali účel shromáždění, začlenili úmyslné pozvánky a věnovali pozornost svému vlivu jako hostitele, můžete událost utvářet od začátku do konce a revolucionizovat, jak se spojíme. Toto jsou první kroky k provedení programu nebo události od rutiny k smysluplnému.
Na co je jedno nadcházející shromáždění, na které můžete použít i jeden z těchto čtyř principů?
