Systém řízený umělou inteligencí zkracuje dobu zpracování faxu a urychluje zařazení nového pacienta do zdravotní péče

Vznikající systém založený na umělé inteligenci vyvinutý v Penn Medicine ztrojnásobil rychlost zpracování faxů a zkrátil celý týden od nového procesu příjmu pacientů, čímž uvolnil tisíce hodin personálu. Systém nazvaný coordn8 byl vytvořen Penn Medicine Centre for Health Care Transformation and Innovation (CHTI) a je podrobně popsán v novém článku publikovaném tento týden v NEJM katalyzátor.

Ačkoli se faxování může zdát jako zastaralá technologie, ve zdravotnictví zůstává zásadním komunikačním nástrojem kvůli problémům s interoperabilitou a požadavky na soukromí HIPAA. Například na University of Pennsylvania Health System (UPHS) je každý den zpracováno 8 000 až 9 000 faxů. Coordn8 automatizuje příjem a ukládání odfaxovaných dokumentů do elektronických zdravotních záznamů a umožňuje pacientům dát digitálně souhlas s vydáním záznamů namísto zasílání formulářů poštou.

Zkrácení doby zpracování umožňuje zaměstnancům soustředit se na více činností zaměřených na pacienta a vede k vyšší spokojenosti s prací. Navíc jsme to navrhli tak, aby se členové týmu mohli navzájem snadno krýt. Prázdniny nebo nemocenské dny již tento proces nezpomalí.“

Jency Daniel, DNP, MSN, RN, hlavní transformační stratég ve společnosti CHTI

Zaměstnanci na palubě s efektivitou

Během devítiměsíčního pilotního období v roce 2023 provedl tým CHTI průzkum klinického personálu pomocí coordn8 a zjistil, že jejich spokojenost s novým procesem příjmu pacientů vyskočila z 35 na 60 procent během pouhých dvou týdnů. Kromě toho průzkum mezi uživateli coordn8 zjistil stejné zlepšení (35 až 60 procent) v jejich „skóre úsilí“, což je míra toho, jak zaměstnanci vnímali úsilí potřebné k úspěšnému zapsání příchozích faxů do elektronického zdravotního záznamu.

Doba zpracování faxu pod coordn8 se zlepšila z průměrných dvou minut na pouhých 40 sekund. Takže na každých 100 000 zpracovaných faxů (číslo dosahované v Penn Medicine nyní každých 11 až 12 dní) mohli zaměstnanci ušetřit 2 300 hodin času, které by mohli věnovat jiným kritickým úkolům.

Digitální souhlas urychluje shromažďování záznamů

Úspora času pokračovala v procesu coordn8 pro získání souhlasu pacientů se sdílením minulých zdravotních informací, jako jsou výsledky testů a skenování.

Na začátku každého procesu příjmu nového pacienta mnoho zdravotnických organizací vyžaduje podepsaný formulář s informacemi, což často znamená kus papíru zaslaný šnekem. Zpracování tohoto v UPHS trvalo v průměru týden. Digitalizace souhlasu (nyní nazývaná eDisclosure) zkrátila jak kroky vyžadované od pacienta, tak čas potřebný k získání skutečného formuláře z UPHS k pacientovi a zpět.

Odesláním eDisclosure prostřednictvím textové zprávy – díky platformě Penn Medicine’s Way to Health – tým coordn8 zkrátil dobu potřebnou k získání podpisu pacienta o 85 procent. To umožnilo zaměstnancům dostat se do práce a získat informace o zdraví o šest dní dříve než dříve, což zvýšilo spokojenost zaměstnanců ze 41 procent na 90 procent. Pacienti mohou stále získat papírový formulář, pokud se rozhodnou.

Rozšíření

Zatímco NEJM katalyzátor dokument popsal počáteční implementaci na více než 150 faxových linkách na mnoha různých odděleních napříč UPHS, coordn8 rozšiřuje svůj formulář pro zpracování faxů a eDisclosure tak, aby zahrnoval ambulantní služby v celé Penn Medicine.

Za něco málo přes rok a půl používání dosáhl coordn8 v průměru více než 3 000 faxů denně a celkem ušetřil 8 500 hodin zaměstnanců. Takové rozšíření je pravděpodobně atraktivní pro další zdravotnické systémy, velké i malé, které chtějí uvolnit své zaměstnance. Důležitá však bude její strategická aplikace.

„Pro ostatní zdravotnické systémy, které chtějí toto použít, je nezbytné identifikovat oddělení s nejvyšší potřebou a nejvyšší ochotou se zapojit,“ řekl Yevgeniy Gitelman, MD, vedoucí zakázkového softwaru v CHTI a přidružený ředitel lékařských informací v Penn Medicine. „Pokud ostatní ve zdravotnickém systému uvidí, jak se jejich kolegům daří, zvýší to buy-in a pomůže lépe rozšířit službu jako je tato, čímž se zvýší její dopad.“